Umwandlung von Beschaffungsteams in Beschaffungsrockstars

Umwandlung von Beschaffungsteams in Beschaffungsrockstars

Einkäufer in Beschaffungsteams sind Helden. Sie sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens und keine einzige Organisation, die auf Lieferanten und Subunternehmer angewiesen ist, kann ohne sie funktionieren. 

Wir können uns gut vorstellen, dass die Produktion stoppt, weil ein wichtiges Teil nicht rechtzeitig geliefert wird. Dies kann branchenübergreifend vorkommen und zu Betriebsstörungen, finanziellen Verlusten, Frustrationen und Schuldgefühlen führen.

Um Dinge zu machen, muss man Dinge kaufen!
Die vier Hauptgründe für Störungen aufgrund der Beschaffung
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Unzählige Interaktionen mit internen Kunden

Ein Tag im Leben des Einkaufsteams beginnt normalerweise mit einer Kaufanfrage. Diese kommen von verschiedenen Antragstellern und über verschiedene Kanäle. Die schlimmsten Anfragen sind die, die neben dem Wasserkühler gestellt werden und als dringend gekennzeichnet sind. Diese sind schlecht, da wichtige Details möglicherweise übersehen werden und diese Anforderungen in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt einer genaueren internen Klärung bedürfen als diejenigen, die automatisch eingehen MRP-Lauf oder werden schriftlich gesendet.

Im Durchschnitt erhält ein Käufer 10 Anfragen pro Tag, was zu 50 pro Woche führt. Dies scheint keine große Zahl zu sein, aber jede Anfrage führt im Durchschnitt zu 15 Interaktionen und in vielen Fällen kann es mehr als einen Tag dauern, bis die Bestellung an den Lieferanten gesendet wird. Zehn Anfragen x 15 Interaktionen = 300 interne Interaktionen pro Tag mit Details, die geklärt werden müssen, um die Bestellung freizugeben.  

Typische Interaktionskanäle bei der Beschaffung:

  • E-Mails.
  • Beschaffungsanfragen auf Papier.
  • Anrufe.
  • Chattet.
  • Verbale Kommunikation.
  • Post-It.
  • Bemerkungen.

Die meisten Interaktionen finden statt, bevor die Bestellung an den Lieferanten gesendet wird (Bestellung in ERP eingegeben).
Diese Interaktionen treten auf, weil Kaufanfragen und Genehmigungsabläufe komplex sind und Käufer diese mit Angeboten von Drittanbietern (Lieferanten) übertragen und abgleichen müssen.

Am Ende muss der Lieferant den eingegangenen Auftrag in einen internen Kundenauftrag, einen Fertigungsauftrag oder eine Serviceaufgabe umwandeln und eine pünktliche und qualitativ hochwertige Lieferung gemäß dem Kundenvertrag sicherstellen.

Neben der Bearbeitung von Anfragen und der Freigabe der Bestellung müssen die Beschaffungsteams noch einige andere Aufgaben erledigen. Diese können aufgeteilt werden zwischen strategisch oder betriebsbereit Aktivitäten.

Strategisch

  • Planen und führen Sie Lieferantenverhandlungen durch.
  • Volume-Zuordnung festlegen.
  • Erstellen und Ausführen von RFP / RFI / RFQ-Ereignissen.
  • Arbeiten Sie mit anderen Funktionen zusammen.
  • Führen Sie Sparprojekte durch und tragen Sie dazu bei.
  • Nehmen Sie an der Entwicklung neuer Produkte / Dienstleistungen teil.

Betriebsbereit

  • Kaufanfragen bearbeiten.
  • Bestellungen freigeben.
  • Erhalten Sie Auftragsbestätigungen und Bestätigungen von Lieferanten
  • Bestellen Sie T & L (Transport und Logistik).
  • Lagerbestände überwachen und steuern.
  • Überwachen Sie die Leistungskennzahlen der Lieferanten.
  • Invoice handling.
  • Bereitstellung von Statusaktualisierungen für interne Stakeholder.
  • Brandbekämpfung (bei verspäteten Lieferungen oder Qualitätsproblemen).

Je nachdem, wie Teams benannt sind, Supply Chain Team , Beschaffungsteam oder Einkaufsteam , dann variieren die Aufgaben auch ein bisschen. Eine Übersicht über die Unterschiede zwischen Lieferkette, Beschaffung und Einkauf finden Sie in folgendem Blogpost: Sind Sie ein Einkaufs-, Beschaffungs- oder Lieferkettenmanager? '

Diese Liste ist sicherlich nicht vollständig, zeigt aber, dass der Einkauf nicht nur eine Servicefunktion ist, die blind Anfragen erfüllt. Stattdessen muss die Kommunikation verwaltet und mit allen anderen Funktionen zusammengearbeitet werden. 

Fünfzehn Dinge, die das Leben des Käufers noch komplizierter machen
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Drei einfache Schritte für die digitale Transformation der Beschaffungsteamarbeit

Die digitale Transformation ist ein heißes Thema in Sitzungssälen, und jede einzelne Funktion hat derzeit eine digitale Strategie oder zumindest eine Vision, um in Zukunft digitaler zu werden. Die Lieferkette, einschließlich Beschaffung und Einkauf, ist nicht anders. Während sich viele Prozessverbesserungen auf Daten und verschiedene Algorithmen konzentrieren, die helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, kann die größte digitale Transformation mit unmittelbaren Auswirkungen tatsächlich durch Teamarbeit erreicht werden.

 Die Konzentration auf Themen wie Zusammenarbeit, frühzeitige Einbindung, visuelles Management und Prozessübersicht kann sich unmittelbar positiv auf die Teamarbeit auswirken und die Motivation der Mitarbeiter steigern.

Es gibt drei einfache Schritte, die Einkaufsmanager ausführen können, um digitale Transformationen in Einkaufsteams vorzunehmen:

  1. Erkennen Sie die Notwendigkeit von Änderungen an und identifizieren Sie Schlüsselbereiche. erschaffe eine digitale Reise.
  2. Finden Sie heraus, wo es möglich ist, schnelle Gewinne zu erzielen, und probieren Sie einige neue Lösungen aus.
  3. Demonstrieren Sie die Ergebnisse für das Management und erfüllen Sie Schritt für Schritt die gesamte digitale Reise.
Erkennen Sie die Notwendigkeit einer Änderung an.
  • Warum erleben Teammitglieder Stress und was verursacht innere Frustration? ? Es ist keine schlechte Idee, 5 Why-Analyse zu verwenden, um die wahre Grundursache zu identifizieren. AllAboutLean.com hat einen guten Überblick über geschrieben 5 WhyMethodology .
  • Was verursacht Lieferstörungen und warum treten menschliche Fehler auf?
Finden Sie heraus, wo es möglich ist, schnelle Gewinne zu erzielen und Probieren Sie einige neue Lösungen aus
  • Als Beispiel kann man ein www nehmen. ProcurementFlow.com 14 -Tages-Demo.
  • Alle Kaufanfragen können in einem Board zusammengefasst werden. Jeder Anforderer erhält eine automatische Statusaktualisierung, und das Einkaufsteam kann die manuellen Berichtszeiten drastisch verkürzen.
  • Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und führen Sie automatische Nachverfolgungen durch.
  • Nutzen Sie die Beschaffungsstelle für schnelle Teambesprechungen.
  • Die gesamte Kommunikation wird erfasst und jeder weiß, welche Informationen aktuell und gültig sind.
Zeigen Sie dem Management die Ergebnisse vor
  • Einsparungen, ob hart oder weich, sollten dem Management vorgelegt werden.
  • Das Beschaffungs- und Einkaufsteam kann mehr Zeit für die strategische Arbeit aufwenden.
  • Das Einkaufsteam ist für alle anderen Funktionen ein gleichberechtigter Geschäftspartner und sollte stets frühzeitig einbezogen werden.
  • Das Team ist motivierter und die Mitarbeiterfluktuation nimmt ab.

Implementierung neuer Lösungen, wie z ProcurementFlow.com Die Umwandlung von Einkäufern in leidenschaftliche Teamplayer ist ein Paradigmenwechsel. Diese Lösung bietet intuitive Arbeitsmethoden für die Beschaffung und verbindet den Prozess mit der Kommunikation. Dies ist ein entscheidender Schritt, um Lieferunterbrechungen zu vermeiden, Interaktionen und Änderungen zu verwalten.

Arbeitsmanagement- und Zusammenarbeitstool

ProcurementFlow.com   ist ein befähigender, operativer Einkaufsprozess, der mit erweitert wird wichtige beschaffungsschritte - wie zum Beispiel die Speicherung von Lieferanteninformationen in einer einzigen   SRM (Supplier Relationship Management) System und Wartung der RFI / RFP-Prozess . Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Funktionen wird unterstützt und das Wichtigste ist, dass jeder im Team immer auf der gleichen Seite ist.

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