Procurement response to COVID-19

This is living in a new reality – the era of a global pandemic! Stay focused and efficient.
Here are 4 steps that will help you protect your business.

1. Keep your team safe

Procurement COVID-19 response nr 1:  REMOTE WORK
Remote work is new way of working - give your team a tool which supports this. In case of of emergency or if something unexpected happens then procurement team can continue working without any disruptions

2. Help CFO to take costs under control

Procurement Budget 2020 taken by Covid-19
Approving purchase requests help to reduce unnecessary spending.
Conserve cash and keep operations running. Shift from approving invoices to approving purchase requests makes major difference.

3. Health check your suppliers

Supplier Health check
Proactively work with suppliers and create transparency cross supply chain.
Find weak links and mitigate risks. Speed is everything and quick fixes help to keep operations running.

4. Find alternative Suppliers

Search for new suppliers
Quick RFI helps to fix supply chain issues and replaces weak links with new suppliers. Contacting multiple suppliers at once makes procurement work more efficient and saves working time.

SOLUTION

1. Remote work

Remote work - the new way of working!

2. The process of getting costs under control

CFO says NO!
CFO says YES

This is how easy it is for everybody

Requester
After sending purchasing requests via email requester will get auto response informing that request has reached Procurement team and it is equipped with unique ID. This ID helps to identify request status and keep communication in one place.
Procurement Team
Procurement team sees notification on board notifying about new request. At the same time new Request Card is created and from now on can be handled by procurement team.
Buyer
Send Procurement Request for Approval in less than a minute. Fill in details and in case some details are missing then questions can be asked directly from requester.
Approver
Approver will receive new approval request to email with an option to Approve or Reject and add comment instantly from the Smartphone.
Supplier
Supplier will be part of RFI and can easily submit their response back to buyer by using email.

What about ERP and existing Invoice Approval Process?

ProcurementFlow compliments the existing process and can be taken into use without any integration. PO-s can be issued from ProcurementFlow or ERP (based on the input from ProcurementFlow).

It's a business decision if existing Invoice Approval flow shall be used for approving invoices that match with PO and which delivery is confirmed by Requester.
Procurement and Accounts Payable process flow

3. Easiest way to Health Check Suppliers

4. How to send out hundreds of RFI-s and same time keep the overview?

OK. What what are the next steps?

What's the cost?

Solo arbeiten

KOSTENLOS
Kostenlos für 1 Käufer
Einschränkungen
Keine direkte E-Mail an die Lieferanten (RFI, RFP, PO)
Keine direkte E-Mail an die Lieferanten (RFI, RFP, PO)
  • Kostenlose Antragsteller (bis zu 10 eindeutig)
  • Kundensupport-E-Mail
  • Cloud gehostet
  • Datenspeicher für 100 MB-Anhänge
  • 500 PO-Transaktionen jährlich
  • Import / Export nach Excel (Erlaubnis)
  • Einhaltung der DSGVO
  • Jederzeit wechseln oder abbrechen

Intelligentes Team

€ 475 /monat
- 20% bei jährlicher Zahlung
bis zu 5 benutzer
  • Alles in Solo arbeiten
  • Free & Unlimited Requestors
  • 2 Datenspeicher für TB-Anhänge
  • Jährlich unbegrenzte PO-Transaktionen
  • Chat-Bot für Anfragen
  • Lieferantenportal
  • Stellen Sie kostenlos Ihr Team mit unserem Berater zusammen
  • Workflow-Automatisierung
  • Kundenbetreuung Priorität
  • ERP-Integrationen
  • API-Zugriff
  • Intelligentes E-Mailing
  • Benutzerberechtigungen
  • SAML-SSO (Single Sign-On)
€ 750 /monat
- 20% bei jährlicher Zahlung
6-20 nutzer
  • Alles im smarten Team

Antragsteller & Zulassungen

Antragsteller können alle in Ihrem Unternehmen sein, die Produkte oder Dienstleistungen zum Kauf benötigen.

Zulassungen genehmigen die Bestellungen und bestätigen, dass bestellte Waren oder Dienstleistungen geliefert werden.

Lieferanten

Es gibt keine versteckten Gebühren für Lieferanten. Sie können das Lieferantenportal Ihres Unternehmens kostenlos nutzen. Das Lieferantenportal ist im monatlichen Plan des Einkaufsteams enthalten.

Preise ohne Mehrwertsteuer

EU-Kunden erhalten Mehrwertsteuer auf der Grundlage des Mehrwertsteuersatzes des Mitgliedstaats, in dem sich der Kunde befindet, sofern keine Mehrwertsteuernummer angegeben ist.

Unternehmen

For multiple teams/locations and specific requirements, please contact sales@procurementflow.com

Small Team

275€/month
220€ per month
2640€/year
3017CHF/year
£2256/year
$2933/year
$4231/year
28,387kr/year
28,387kr/year
28,387kr/year
Team up to 3 buyers
Einschränkungen
Keine direkte E-Mail an die Lieferanten (RFI, RFP, PO)
FREE for Requestors,
Approvers and Suppliers
  • Kostenlose Antragsteller (bis zu 10 eindeutig)
  • Kundensupport-E-Mail
  • Cloud gehostet
  • Datenspeicher für 100 MB-Anhänge
  • 500 PO-Transaktionen jährlich
  • Import / Export nach Excel (Erlaubnis)
  • Einhaltung der DSGVO
  • Jederzeit wechseln oder abbrechen
475€/month
380€ per month
4560€/year
5211CHF/year
£3897/year
$5067/year
$7308/year
49,032kr/year
49,032kr/year
49,032kr/year
4-7 buyers
FREE for Requestors,
Approvers and Suppliers
  • Bring everyone on board in a day!
  • Free & Unlimited Requestors
  • 2 Datenspeicher für TB-Anhänge
  • Jährlich unbegrenzte PO-Transaktionen
  • ChatBot for Requests
  • Lieferantenportal
  • Stellen Sie kostenlos Ihr Team mit unserem Berater zusammen
  • Workflow-Automatisierung
  • Kundenbetreuung Priorität
  • ERP-Integrationen
  • API-Zugriff
  • Intelligentes E-Mailing
  • Benutzerberechtigungen
  • SAML-SSO (Single Sign-On)

Großes Team

750€/month
220€ per month
7200€/year
8229CHF/year
£6154/year
$8000/year
$11538/year
77,419kr/year
77,419kr/year
77,419kr/year
8-20 buyers
FREE for Requestors,
Approvers and Suppliers
  • Customizations

FREE for requestors

Requestors can be anyone in your company who needs products or services to be purchased.

FREE for Approvers

Approvals approve the orders and confirm that ordered goods or services are delivered.

Solo arbeiten

KOSTENLOS
Kostenlos für 1 Käufer
Einschränkungen
Keine direkte E-Mail an die Lieferanten (RFI, RFP, PO)
Keine direkte E-Mail an die Lieferanten (RFI, RFP, PO)
  • Kostenlose Antragsteller (bis zu 10 eindeutig)
  • Kundensupport-E-Mail
  • Cloud gehostet
  • Datenspeicher für 100 MB-Anhänge
  • 500 PO-Transaktionen jährlich
  • Import / Export nach Excel (Erlaubnis)
  • Einhaltung der DSGVO
  • Jederzeit wechseln oder abbrechen
€ 750 /monat
- 20% bei jährlicher Zahlung
6-20 nutzer
  • Alles im smarten Team

Intelligentes Team

€ 475 /monat
- 20% bei jährlicher Zahlung
bis zu 5 benutzer
  • Alles in Solo arbeiten
  • Free & Unlimited Requestors
  • 2 Datenspeicher für TB-Anhänge
  • Jährlich unbegrenzte PO-Transaktionen
  • Chat-Bot für Anfragen
  • Lieferantenportal
  • Stellen Sie kostenlos Ihr Team mit unserem Berater zusammen
  • Workflow-Automatisierung
  • Kundenbetreuung Priorität
  • ERP-Integrationen
  • API-Zugriff
  • Intelligentes E-Mailing
  • Benutzerberechtigungen
  • SAML-SSO (Single Sign-On)

Antragsteller & Zulassungen

Antragsteller können alle in Ihrem Unternehmen sein, die Produkte oder Dienstleistungen zum Kauf benötigen.

Zulassungen genehmigen die Bestellungen und bestätigen, dass bestellte Waren oder Dienstleistungen geliefert werden.

Unternehmen

For multiple teams/locations and specific requirements, please contact sales@procurementflow.com

Lieferanten

Es gibt keine versteckten Gebühren für Lieferanten. Sie können das Lieferantenportal Ihres Unternehmens kostenlos nutzen. Das Lieferantenportal ist im monatlichen Plan des Einkaufsteams enthalten.

Preise ohne Mehrwertsteuer

EU-Kunden erhalten Mehrwertsteuer auf der Grundlage des Mehrwertsteuersatzes des Mitgliedstaats, in dem sich der Kunde befindet, sofern keine Mehrwertsteuernummer angegeben ist.


Solution Contact
Tarmo Saidla
CEO & Solution Expert
+372 56 611916
tarmo.saidla@procurementflow.com

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