Beschaffungskennzahlen zur Steigerung von Teamwork und Leistung

Hast du jemals das Sprichwort gehört, "Was wird gemessen, verwaltet"? Dieses berühmte Zitat ist aus gutem Grund bei Unternehmen sehr beliebt.

In Beschaffungskreisen gilt diese Aussage. Die Beschaffungsleiter müssen sicherstellen, dass ihre Teams den Wert steigern und Kosten einsparen, und die Durchführung von Messungen ist ein entscheidender Bestandteil, um dies zu erreichen.

Die Messung muss jedoch korrekt durchgeführt werden, um die erforderlichen Daten zu erfassen und intelligente Entscheidungen zu treffen, die den Beschaffungsprozess verbessern. Dies bedeutet, dass Sie das richtige Array von Metriken und KPIs auswählen und einen einzigen Wahrheitsgehalt mit Stammdaten haben.

Wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, indem wir Ihnen einige der wichtigsten Kennzahlen und KPIs für den Beschaffungserfolg präsentieren.

Tauchen wir ein!

Team-Performance-Kennzahlen

Eines der wichtigsten Dinge, die Ihr Unternehmen messen kann, ist die Leistung Ihres Teams. Wenn Ihr Team inkonsistent ist, die Erwartungen nicht erfüllt und einfach nicht so gut abschneidet, wie es könnte, werden Sie auf der ganzen Linie niedrigere Ergebnisse bei den KPIs feststellen. von finanziellen KPIs bis hin zu Liefer- und Qualitäts-KPIs. Deshalb Stellen Sie sicher, dass Ihr Team gute Leistungen erbringt ist so wichtig wie es nur geht.

Aber nach welchen Messgrößen sollte Ihr Unternehmen suchen, wenn Sie die Leistung Ihres Teams messen?

Nachstehend sind einige der wichtigsten Messgrößen zur Messung der Leistung Ihres Teams aufgeführt:

Engagement der Mitarbeiter

Auch wenn das Engagement der Mitarbeiter kein direkter Indikator für die Leistung ist, ist es dennoch eine sehr nützliche Messgröße. Es besteht eine starke Korrelation zwischen der Produktivität und dem Engagement der Mitarbeiter, weil Engagierte Mitarbeiter sind motivierter und damit effizienter arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen.  

Laut Gallup Teams mit höheren Engagement-Levels sind 21% produktiver und haben 28% weniger internen Diebstahl als Teams mit niedrigeren Engagement-Levels.

Die Zahlen lügen nicht.

Handeln Sie und messen Sie das Engagement Ihres Teams!

Gegenwart

Warum Präsenz messen?

Nun, Präsenz ist eines der offensichtlichsten und grundlegendsten Dinge, auf die Sie achten müssen, wenn Sie die Leistung Ihres Teams bewerten. Schließlich ist die Anwesenheit Ihres Teams notwendig, um Fortschritte zu erzielen. 

Präsenzverfolgung ist ein bisschen schwierig, aber Sie können in die richtige Richtung gelangen, indem Sie sich die folgenden Fragen stellen:

Wie oft tauchen Mitarbeiter auf? Oder wenn Sie Remote-Mitarbeiter haben - Wie häufig interagieren sie mit den Tools für die Zusammenarbeit bei der Arbeit ihres Unternehmens?

Zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen einen Arbeitsplatz für die Beschaffungszusammenarbeit verwendet, z purchaseflow.com können Sie über das Tool verfolgen, wie viele Interaktionen sie täglich / wöchentlich durchführen.

Wie viele Stunden erscheinen sie im Verhältnis zu den Stunden, die sie erscheinen sollen?

Haben Ihre Mitarbeiter es eilig, den Arbeitsplatz zu verlassen?

Bei Präsenz geht es aber nicht nur darum, physisch präsent zu sein. Präsenz bedeutet auch, mental präsent zu sein, was bedeutet, an den Problemen und Aktivitäten Ihres Unternehmens beteiligt zu sein, mit denen es konfrontiert ist:

Sind Ihre Mitarbeiter kooperativ, wenn ein Problem auftritt? Erscheinen sie, um sofort Hand anzulegen und Lösungen vorzuschlagen?

EFFIZIENZ

Eine weitere wichtige Metrik, die verfolgt werden muss, ist Effizienz . Glücklicherweise ist die Effizienz im Vergleich zu anderen Leistungskennzahlen des Teams nicht so schwer zu ermitteln. Um dies zu messen, ermitteln Sie, wie viel Ihr Team in einem bestimmten Zeitraum erreicht hat. Auf diese Weise können Sie herausfinden, welche Mitarbeiter eine effiziente Arbeit leisten und welche zurückfallen.

Wenn Sie beispielsweise die Effizienz eines Mitarbeiters messen möchten, der Bestellanforderungen bearbeitet, zählen Sie die Gesamtzahl der bearbeiteten Anforderungen und dividieren Sie diese durch die Anzahl der Stunden, die für deren Bearbeitung benötigt wurden.

Beispiel: 10 verarbeitete Anforderungen / 8 Stunden = 1.3 Anforderungen pro Stunde oder 75 verarbeitete Anforderungszeilen / 8 Stunden = 9.4 Zeilen pro Stunde

Wenn Ihr Team präsent und effizient ist, sind Sie auf dem Weg zu einer produktiven Zeit. Jetzt muss nur noch sichergestellt werden, dass das, was sie tun, den Standards entspricht - in Bezug auf die Qualität. 

Was uns zu unserer nächsten Metrik führt:

Qualität

Diese Liste wäre nicht vollständig, wenn sie keine Qualität enthalten würde. Warum? Weil es keine Rolle spielt, ob Ihr Team eine Million Dinge erreicht, wenn die Qualität seiner Erfolge schlecht ist. Qualität muss den Standards entsprechen, wenn die Anstrengungen Ihres Teams etwas wert sein sollen.

Leider ist die Qualität der Teamleistung im Einkauf etwas schwierig zu bewerten. Qualitätskennzahlen sind in der Regel einfach zu messen, da sie häufig auf Zahlen und numerischen Daten basieren. Als Teammessung ist dies jedoch eine weiche Messgröße, da sie auf etwas subjektiven Meinungen basiert.

Beispielsweise können Sie die Qualität Ihres Beschaffungsteams anhand von Bewertungen messen. Eine Stakeholder-Analyse kann durchgeführt werden, um zu identifizieren und zu bewerten, wie Personen innerhalb der Organisation ihre Arbeit ausführen und ob sie die Erwartungen erfüllen.

Allgemeine KPIs

Anzahl der Lieferanten

Wenn Sie die Anzahl der Lieferanten nachverfolgen, auf die sich Ihr Unternehmen verlassen kann, können Sie gut beurteilen, wie abhängig Ihr Unternehmen von seinen Lieferanten ist. Zu wenige Lieferanten erhöhen das Risiko, weniger als optimale Angebote anzunehmen oder an einen einzigen Lieferanten gebunden zu sein. Mit einer größeren Auswahl an Lieferanten können Sie bessere Angebote erhalten und verschiedene Vereinbarungen treffen, die Ihrem Unternehmen helfen, Kosten zu sparen oder Lieferungen schneller zu erhalten. Auf der anderen Seite bedeuten mehr Lieferanten mehr Verwaltungsarbeit, daher ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht zu finden.

Anzahl der Bestellungen, die genehmigt und elektronisch verarbeitet wurden

Auch wenn das elektronische Genehmigen und Verarbeiten von Bestellungen wesentlich effizienter und skalierbarer ist und die Zykluszeiten verkürzt, verwenden immer noch viele Unternehmen herkömmliche Methoden wie Papier und Tabellenkalkulationen, um Bestellungen zu verarbeiten oder die Genehmigungsablaufanforderungen zu erfüllen.

Gemäß APQC Unternehmen mit der höchsten Leistung genehmigen mehr Bestellungen elektronisch als andere Unternehmen. Ihr Unternehmen sollte das gleiche Ziel verfolgen: Erhöhen Sie den Prozentsatz der auf elektronischem Wege genehmigten Bestellungen so weit wie möglich, um unternehmensweit wertvolle Zeit zu gewinnen.

Zustellungs-KPIs

Lieferantenverfügbarkeit

Es ist wichtig, die Verfügbarkeit Ihrer Lieferanten zu messen, um sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette zuverlässig und effizient funktioniert. Indem Sie die Lieferantenverfügbarkeit messen, können Sie sich ein Bild von der Zuverlässigkeit der Lieferanten machen und so sicherstellen, dass Lagerbestände verfügbar sind.

Die Lieferantenverfügbarkeit wird in Prozent gemessen. Um die Verfügbarkeit eines Lieferanten zu ermitteln, messen Sie das Verhältnis, wie oft ein Lieferant Ihnen die angeforderten Artikel liefern konnte, zur Anzahl der Bestellungen, die bei diesem Lieferanten getätigt wurden.

Wenn Sie beispielsweise 11 Bestellungen verschickt haben und der Lieferant 10 davon bestätigt hat, beträgt die Verfügbarkeit 91%.

Durchschnittliche Lieferzeit

Für bestimmte Firmen, wie z Engineering-to-Order-Unternehmen und andere Unternehmen, die kürzere Time-to-Market-Zeiten benötigen Das Messen der Vorlaufzeit von Anbietern ist von größter Bedeutung. In vielen Fällen führen kürzere Vorlaufzeiten zu einer besseren Kundenzufriedenheit aufgrund einer schnelleren Lieferung der Produkte sowie zu einer höheren Produktivität und weniger Lagerbeständen.

Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die ein Lieferant benötigt, um Waren ab dem Zeitpunkt der Bestellung zu liefern. Sie sollten die durchschnittliche Vorlaufzeit der Lieferanten berechnen, um genauer vorherzusagen, wie schnell sie in Zukunft liefern werden. Diese Metrik wird normalerweise in Tagen mit der folgenden Formel gemessen:

Vorlaufzeit = Lieferzeit - Bestellzeit

Pünktliche Lieferung

Die termingerechte Lieferung, auch als OTD bezeichnet, ist ein hervorragender KPI zur Messung der Zuverlässigkeit von Lieferanten. Durch die Messung der OTD kann Ihr Unternehmen pünktliche Lieferungen und damit eine höhere Kundenzufriedenheit sicherstellen.

Pünktliche Lieferung misst die Fähigkeit eines Lieferanten, Versandaufträge innerhalb der zugesagten Lieferzeiten zu erfüllen. Je höher die OTD-Leistung eines Lieferanten ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er pünktlich liefert.

Um den OTD zu berechnen, messen Sie das Verhältnis von termingerechten Lieferungen zu Bestellungen. Das Ergebnis sollte ein Prozentsatz sein. 

Beispiel: Wenn ein Lieferant Lieferungen 3 von 4 Mal pünktlich geliefert hat, beträgt der OTD-Prozentsatz 75%. Bei OTD ist es wichtig, ein klares Abgabefenster einzustellen. Das Lieferfenster zeigt an, ob der Lieferant vor dem Liefertermin liefern kann und wann die Lieferung als verspätete Lieferung gilt.

Qualitätskennzahlen

Übereinstimmungsrate

Die Compliance-Rate misst, wie oft sich Lieferanten an die Vereinbarungen halten, die sie mit Ihrem Unternehmen getroffen haben. Das Messen dieser Metrik über einen längeren Zeitraum kann Ihrem Unternehmen helfen, Kosten zu senken und die Qualität der Produkte zu verbessern, da eine höhere Compliance bedeutet, dass sich die Lieferanten wie erwartet verhalten und zusammenarbeiten. Ein guter Weg, um die Compliance-Rate zu erhöhen, besteht darin, Strafen für Lieferanten zu verhängen, die sich nicht an Vereinbarungen halten.

Fehlerrate

Die Fehlerrate misst, wie viele Produkte oder Bestellungen eines Lieferanten die Anforderungen nicht erfüllen. Dieser KPI hilft dabei, die Zuverlässigkeit der Qualität der Erfüllung eines Lieferanten zu bestimmen.

Die Fehlerquote eines Lieferanten wird in Prozent gemessen. Um dies zu berechnen, messen Sie das Verhältnis von fehlerhafter Ware zur Anzahl der gelieferten Waren.

Beispielsweise wird eine Fehlerratenmetrik namens PPM (Parts per Million Defectives) verwendet, um zu messen, wie viele Parts per Million nicht den Standards entsprechen.

Wenn ein Lieferant pro hunderttausend 73 fehlerhafte Einheiten hat (73 / 1 00 000 x 1 000 000), es ist PPM ist 730
Oder wenn 10 fehlerhafte Teile von 100 geliefert wurden, ist PPM (10 / 1 00 x 1 000 000), es ist PPM 100 000 .

Je niedriger das PPM, desto besser ist die Qualität eines Lieferanten.

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